Liste e priorità, ecco come gestire al meglio il proprio tempo
Il time management è importante tanto nella vita lavorativa quanto in quella privata. Permette non solo di aumentare l’efficienza sul lavoro, ma anche di avere più tempo libero, senza farsi sopraffare dagli impegni
Partiamo da un assunto: abbiamo tutti lo stesso numero di ore a disposizione ogni giorno. Eppure ci sono persone che riescono a praticare diverse attività nel corso di una giornata, dal lavoro agli hobby. E altre che, a fine giornata, riescono a raggiungere solo alcuni degli obiettivi che si erano preposti.
Il segreto si chiama “gestione del tempo”, o time management. Ed è importante tanto nella vita lavorativa quanto in quella privata. Avere controllo sul proprio tempo permette infatti non solo di aumentare l’efficienza sul lavoro, ma anche di avere più tempo libero da dedicare a sé.
Il tempo è la risorsa più scarsa che c’è. E tutti abbiamo bisogno anche di rilassarci, dedicandoci alle nostre passioni. Ecco perché adottare alcune tecniche efficaci potrebbe salvarci da giornate che sembrano interminabili.
Pianificare gli obiettivi
Una delle tecniche più efficaci è scrivere la cosiddetta “To do list – la lista delle cose da fare”, soprattutto per non farsi sopraffare dalla marea di impegni che si affastellano in testa. Basta procurarsi un’agenda cartacea o digitale e scrivere ogni giorno la lista delle cose degli impegni della giornata, di lavoro e non. Dalla riunione alla spesa, dalle bollette da pagare all’appuntamento in palestra.
Gli obiettivi possono essere suddivisi anche tra giornalieri, settimanali, mensili o addirittura annuali. Un aiuto potrebbe essere seguire l’acronimo SMART: gli obiettivi che identifichiamo devono essere: Specific (Specifici), Measurable (Misurabili), Achievable (Raggiungibili), Realistic (Realistici), Time-Based (Temporizzabili).
Questa modalità aiuta a non dimenticare impegni e scadenze, ma anche a pianificare il tempo necessario per ogni attività. Via via, con il passare delle ore, si potranno depennare le cose fatte, monitorando i propri risultati e gli obiettivi raggiunti.
Secondo Brian Tracy, uno dei massimi esperti in gestione del tempo, il sistema delle liste permette di aumentare l’efficienza del 25%.
Fissare le priorità
Nella “To di list” capiterà che si tendano a inserire troppi obiettivi giornalieri. Le ore a disposizione, d’altronde, sono 24. E non bisogna neanche rischiare il burnout per arrivare a depennare tutti i punti scritti al mattino. Quindi, il passaggio successivo è fissare delle priorità, ovvero i compiti più importanti di giornata. Magari sottolineandoli con un altro colore, se può aiutare. Meglio concentrarsi prima sulle scadenze immediate e poi sul resto.
Un buon sistema è quello delle 4D:
Delete (elimina): quale attività può essere eliminata?
Delegate (delega): c’è qualcun altro che può eseguire quell’attività al tuo posto?
Defer (rinvia): alcune attività possono essere praticate in seguito? (Ma bisogna definire sempre delle scadenze e posticipare quello che può essere posticipato senza cadere nella trappola della procrastinazione)
Do (fai): quali sono le cose che hanno la priorità assoluta?
Un buon sistema è anche metodo ABC di Alan Lakein: le voci “A” sono le più importanti, poi “B” quelle intermedie e infine “C” quelle che, volendo, si possono posticipare. Ricordando la regola dell’80/20 di Vilfredo Pareto: ovvero solo il 20% di quello che facciamo in una giornata determina la realizzazione dell’80% dei nostri obiettivi. L’importante è che in quel 20% rientrino davvero le attività più importanti e urgenti.
Non procrastinare
Ma bisogna evitare di finire nella categoria dei procrastinatori seriali, quelli che tendono a rimandare a domani ciò che può essere fatto oggi. Questo è uno dei motivi principali per cui si rischia di non avere mai ore sufficienti nel corso della giornata da dedicare al tempo libero.
Attenzione, non stiamo dicendo – come già anticipato – che bisogna fare necessariamente tutto quello che ci prefissiamo al mattino. A volte capiterà di dover rimandare qualche impegno della lista. Ma non deve diventare una abitudine costante. Soprattutto se nel frattempo ci distraiamo in attività che ci portano via ore preziose, facendoci trovare poi a fine giornata con la lista ancora piena.
Dividere il tempo in “pacchetti”
La soluzione per evitare tutto questo, soprattutto per chi tende a distrarsi facilmente, potrebbe essere quella di dividere il tempo in sezioni, “pacchetti” o piccole porzioni.
Una delle tecniche più famose per massimizzare la concentrazione e ridurre al minimo le interruzioni è quella del “pomodoro”. Consiste nella suddivisione del tempo in mezzore, di cui 25 minuti sono dedicati al lavoro e cinque alla pausa. Una volta stilata la lista delle cose da fare, si imposta il timer (meglio se a forma di pomodoro) e si comincia a svolgere la prima mansione. I 25 minuti devono essere sfruttati al massimo, senza interruzioni. Quando il timer suona, ci si concedono cinque minuti per sgranchirsi le gambe o bere un bicchiere d’acqua. Dopodiché si ricomincia. Dopo quattro “pomodori” consecutivi, si fa una pausa di 15-30 minuti.
Altri consigliano la suddivisione delle ore di lavoro in sezioni da 45 minuti o un’ora, ma la logica è sempre la stessa: canalizzare la concentrazione ed evitare di perdere tempo. Un po’ come facciamo quando abbiamo una scadenza precisa o un orario da rispettare.
Misurare i risultati
Un aiuto per migliorare queste tecniche può venire anche dalla scrittura di un registro delle cose che facciamo nel corso della giornata, con il tempo che abbiamo impiegato per ogni attività.
Un modo per tenere traccia del proprio tempo, controllarlo e valorizzarlo, in modo da non vivere con ansia lo scorrere delle ore. E magari riconoscere gli sprechi di tempo, evitando di ripetere l’errore il giorno dopo, tenendo anche conto dei risultati. Non si può parlare di time management, infatti, senza tenere sotto controllo i progressi.
