I tre step da seguire per rendere più coinvolgenti le riunioni video

Meeting virtuali, videoconferenze, videointerviste. Dall’inizio della pandemia, smartphone e computer hanno permesso a tanti di continuare a lavorare. E molte attività si sono spostate sulle piattaforme video. Tra problemi di connessione, audio, video e sfondi non sempre eccellenti, ora cominciamo a chiederci come possiamo rendere le riunioni virtuali più collaborative e coinvolgenti, evitando gli sbadigli di chi ci ha scolta. E soprattutto, la ormai famosa “Zoom fatigue”. 

La “fatica del video” deriva da molti fattori. Primo fra tutti: la difficoltà di stabilire un vero contatto visivo con i partecipanti alla riunione. Ma anche l’assenza del linguaggio non verbale nella conversazione.  

Una ricerca di Microsoft ha mostrato come la concentrazione inizia a calare circa 30-40 minuti dopo l’inizio della riunione e che lo stress inizia ad aumentare dopo circa due ore di videoconferenza. Ma anche se i dipendenti torneranno negli uffici e nei luoghi di lavoro, gli incontri virtuali continueranno a esistere. Quindi la domanda è: come possiamo trasformarli da una dolorosa necessità a uno strumento produttivo?

Alla Harvard Business Review hanno lavorato con vari gruppi e aziende per trovare soluzioni innovative ai problemi del lavoro virtuale, avviando anche un confronto su LinkedIn alla ricerca di idee. “Il nostro obiettivo”, spiegano, “era aiutare gli altri a trovare modi per migliorare le chiamate su Zoom”. 

L'idea di base è ispirarsi alla letteratura sul cambiamento del comportamento, utilizzando alcuni “abilitatori” per rendere abituali i comportamenti desiderati. Li chiamano Beans, che sta per “behavior enablers, artifacts, and nudges”. Questi abilitatori comportamentali aiutano direttamente le persone a seguire i comportamenti desiderati, mentre gli artefatti e le sollecitazioni usate – come i promemoria visivi o la gamification – servono come potenti rinforzi indiretti. 

I tre step

Il processo per creare un percorso che ha l’obiettivo migliorare le riunioni virtuali è semplice e prevede tre passaggi.

1. Sii chiaro sul comportamento specifico che stai cercando di incoraggiare completando l’affermazione “Sarebbe fantastico se noi ...”. Ad esempio, un team di un’azienda ha deciso che desiderava che i membri fossero tutti mentalmente presenti durante le riunioni virtuali, consentendo discussioni vivaci e risoluzioni creative dei problemi. Bisogna metterlo nero su bianco. 

2. Identifica i “blocker comportamentali” e le attività che si fanno invece di seguire il comportamento desiderato. Quando arriva il calo di concentrazione, le persone si distraggono leggendo le e-mail o i messaggi su Whatsapp, si dedicano ad altre attività o semplicemente si disconnettono. Ma perché ci distraiamo?

Se si identificano le cause che portano a non essere coinvolti, questo può essere un input a non mettere in pratica le azioni di disattenzione. Il processo che porta a identificare cosa non va nelle riunioni sicuramente non è semplice. Ma il consiglio anche qui è essere quanto più specifici. Anziché dire semplicemente “Ci annoiamo”, basta spiegare perché si mettono in pratica determinati comportamenti di distrazione. Ad esempio: “Rimandiamo le decisioni alla prossima riunione”, “Riempiamo le riunioni con attività di scarso valore che potrebbero essere delegate”, “Ci manca il tempo per discussioni approfondite”. Bisogna essere diretti e accettare le critiche. 

3. Costruisci un percorso che aiuti a incoraggiare il comportamento desiderato. Il team della riunione virtuale potrebbe nominare ad esempio “un giullare Zoom”. I giullari hanno svolto il ruolo di intrattenitori degli ospiti di un monarca, ma hanno anche avuto un altro ruolo non meno importante: in quanto “pazzi” nella stanza, potevano dire la verità al potere, affermando anche cose dure che sarebbero state difficili da articolare per gli altri a causa della paura di rappresaglie. Allo stesso modo, il giullare Zoom avrebbe l’autorità di dire alle persone quando stanno monopolizzando le conversazioni, annoiando o divagando. 

La nomina formale di un giullare servirebbe da facilitatore del comportamento, innescando quindi un maggiore coinvolgimento. Un divertente sfondo Zoom e una serie di “trucchi” per ravvivare le riunioni fungerebbero poi da artefatti e spinte di rinforzo per mantenere alta la concentrazione e la collaborazione.

Le riunioni virtuali in questo modo possono essere collaborative, coinvolgenti e persino divertenti, assicurano dalla Harvard Business Review. Basta seguire questo percorso adattandolo ai comportamenti che si cerca di innescare e a quelli negativi che si sta provando di annullare. Come per qualsiasi cosa nuova, servono un po’ di prove ed errori prima di farlo bene. Ma ne vale la pena contro l’inevitabile “Zoom fatigue”.