Guida breve all'organizzazione di eventi culturali
Tutto quello che c'è da sapere sull'organizzazione di eventi culturali: dalla scelta della location agli sponsor.
Ormai fuoriuscita dai cancelli dei musei, la cultura si è fatta fluida e multiforme: riconoscerla, produrla e farla incontrare con un ampio pubblico è una sfida complessa, che oltre alla preparazione intellettuale richiede creatività, intelligenza comunicativa, solida preparazione manageriale.
Gli eventi culturali, oggi, ricercano sempre più quei tratti di unicità e creatività, che li rendano vere e proprie esperienze attraenti per un pubblico abituato a ricevere tanti stimoli, e desideroso di condividere momenti significativi con la propria social community; d’altra parte, però, tutt’altro che spontanei gli eventi culturali sono strutture organizzative complesse, che richiedono fondi e cura delle relazioni tra il settore privato e quello pubblico. Al centro di questo quadro c’è lə event manager. Ecco la nostra guida per diventare organizzatorə di eventi, o event manager, con i nostri consigli per organizzare l’evento culturale perfetto.
Di cosa parliamo quando parliamo di eventi culturali?
Quello di evento culturale è ormai un concetto vastissimo, che abbraccia molteplici settori. L’evento culturale oggi non è più confinato alla dimensione istituzionale dell’arte o della cultura accademica, ma si estende a tutti quei momenti in cui una collettività si ritrova per fruire di arte, musica, intrattenimento, divulgazione scientifica, letteratura, moda, design, e molto altro ancora. Potremmo definire evento culturale quell’evento organizzato, unico e localizzato nel tempo e nello spazio che restituisce alla collettività un prodotto dell’ingegno umano.
Se da una parte l’abbattimento dei confini tradizionali della cultura ha reso lo scenario culturale molto più ricco, stimolante e democratico, dall’altra l’assenza di riferimenti istituzionali consolidati rende l’event management culturale un lavoro più complesso, che richiede preparazione solida ma anche grande elasticità e capacità di leggere la realtà “live”.
Cosa fa un organizzatorə di eventi culturali
Sono molteplici le sfide che un organizzatorə di eventi culturali si trova davanti. Deve innanzitutto aprirsi a una produzione culturale multiforme e spesso proveniente dal basso, e deve saperla organizzare all’interno di un discorso compiuto, comunicando l’evento sui social in modo accattivante ed efficace. Ma poiché gli eventi culturali sono di interesse collettivo, l’organizzatorə deve anche saper dialogare con enti pubblici e privati per accedere a fondi preziosi, rispettando rigidi standard organizzativi. Deve inoltre saper mettere in relazione virtuosa e proficua la comunità e la località che ospitano l’evento con quella che verrà attratta dall’evento stesso.
6 step per organizzare un evento culturale
Possiamo suddividere l’organizzazione di un evento culturale in sei passaggi.
Ideazione. La fase in cui prende corpo l’idea dell’evento, il suo senso, i suoi obiettivi. Fondamentale chiarire già in questa fase tutti questi punti, tenendo conto del punto di vista e degli interessi di tutti i soggetti coinvolti.
Attivazione. Dall’idea all’azione: ogni evento richiede un certo numero di risorse umane ed economiche, ed è in questa fase che se ne verifica la disponibilità attraverso uno studio di fattibilità.
Pianificazione. Questa è la fase più complessa e operativa, nella quale si identificano in modo dettagliato le attività e i passi da svolgere, le tempistiche e le risorse da reperire. Fondamentale, in questa fase, è la calendarizzazione di tutti i passaggi: perdere un appuntamento con una scadenza burocratica, per esempio, potrebbe far saltare l’intero progetto.
Attuazione. Una volta pianificati i dettagli, si passa a svilupparli occupandosi nel concreto di ogni elemento operativo e logistico che darà vita all’evento stesso.
Completamento. Ovvero la fase amministrativa di liquidazione dei finanziamenti, retribuzione delle persone coinvolte, ecc.
Valutazione. La fase importantissima in cui si valuta il lavoro svolto, comparando i risultati raggiunti con gli obiettivi fissati nella fase di ideazione.
Consigli per organizzare un evento culturale
E ora alcuni nostri suggerimenti per organizzare un evento culturale di successo: vale a dire significativo per chi ne prende parte e per la comunità che lo ospita, nonché capace di raggiungere un grande pubblico attraverso tutti i canali.
Curiosità e spirito di osservazione
Un grande evento nasce da una grande idea. Viviamo in un mondo in cui riceviamo molti più stimoli di quelli che riusciamo a elaborare: per farsi venire una buona idea è essenziale saper osservare con intelligenza ciò che succede e avere la curiosità di indagare, scavare, cercare.
Realismo e senso pratico
Quante persone potrebbero partecipare all’evento? Qual è la location più adatta? Quanto costa organizzare l’evento culturale che hai immaginato? Quali sono i permessi da chiedere o i bandi cui partecipare per ottenere fondi? Un’idea geniale, per diventare realtà, ha bisogno di grandissimo senso pratico e di risposte a queste e tante altre domande.
Trova uno sponsor per il tuo evento culturale
Cercare gli sponsor è fondamentale, e non solo per una questione economica. Nel mondo dei social avere gli sponsor giusti significa anche ottenere grande visibilità.
Un valido modello è anche quello del crowdfunding, cioè la raccolta fondi tramite donazioni dal basso: un modello efficace poiché stabilisce una solida relazione con una vasta comunità di supporto, che tornerà utile anche nella fase della comunicazione.
Scegli la location giusta
Scegliere la location giusta per un evento culturale è complicato ma determinante: può fare la differenza tra un successo o un flop. Non è solo questione della bellezza del posto o della sua ubicazione e raggiungibilità. Si tratta anche di domandarsi, per esempio, quale sia il ruolo e il significato di quel posto per la comunità locale e per quella di destinazione dell’evento.
Occhio alla burocrazia
La burocrazia, si sà, è incredibilmente lenta e insidiosa. Per questo è di vitale importanza iniziare a organizzare l’evento culturale con grande anticipo, avendo massima cura di informarsi di tutte le norme da seguire e i permessi da richiedere, che cambiano da regione a regione, da comune a comune.
Social Media Strategy e Marketing Culturale
Se non comunichi non esisti: vale ancora di più per gli eventi culturali. La strategia di comunicazione dell’evento va pianificata per tempo, coinvolgendo tutti i social network e i canali ma avendo la capacità di comprendere quelli più adeguati al tipo di evento e di pubblico che si vogliono mettere in relazione. In questo senso, anche il tone of voice e lo stile della campagna di comunicazione sono fondamentali. La pianificazione e la collocazione delle risorse finanziarie deriva anche da queste valutazioni ed è di competenza di una disciplina specifica e complessa: il Marketing Culturale.
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