Google Workspace per la produttività personale

Google Workspace è una suite di software e strumenti di produttività pensato principalmente per il segmento business.

Offre una serie di servizi aggiuntivi specifici per le aziende che non sono inclusi nelle applicazioni gratuite Google, come ad esempio l’email aziendale personalizzata @nomeazienda, il doppio dello spazio di archiviazione nella cloud per gmail e drive, assistenza telefonica e via email 24 ore su 24, 7 giorni su 7, garanzia del 99,9% di tempo di attività dell'email aziendale, interoperabilità con Microsoft Outlook, opzioni aggiuntive di sicurezza, come la verifica in due passaggi e il Single Sign-On (SSO), e controlli amministrativi per gli account utente.

Registrandosi a Google Workspace si può avere accesso a una serie di applicazioni integrate che interagiscono tra loro. L'utilizzo armonico di questi strumenti è pensato per migliorare il lavoro delle aziende, ma tante funzioni sono utili per aumentare la produttività personale in ufficio e fuori.

Da G-Suite a Google Workspace

Google Workspace non è una novità in casa Google, ma è un’evoluzione della già nota G-Suite.

Col passare del tempo, G-Suite si è modernizzato per fornire un'esperienza più integrata tra i diversi strumenti di comunicazione e collaborazione e ha quindi cambiato nome in Google Workspace.

Google+, il social network presente in G-Suite, ad esempio, si è oggi convertito in Currents per divenire uno strumento di comunicazione aziendale, pensato prevalentemente per essere utilizzato in un contesto professionale ed è progettato per migliorare la comunicazione e agevolare la collaborazione all’interno dei gruppi di lavoro.

Come funziona Google Workspace

Le applicazioni di Google Workspace funzionano su tutti i dispositivi e, a differenza delle tradizionali applicazioni per computer desktop, non è necessario installare alcun programma software. Inoltre, Google Workspace è compatibile con i file creati in altri programmi come, ad esempio, Microsoft Office.

Vediamo come funzionano alcune delle principali app e come possono essere usate per la produttività personale.

• Calendar: Tramite la suite di cloud computing Google Workspace, ad esempio, è possibile creare un calendario a cui possono accedere tutti i membri dell’organizzazione, azienda o semplicemente di un gruppo di lavoro: funzione molto utile per l’organizzazione del lavoro d’ufficio, ma di importanza non trascurabile anche per la produttività personale. Ad esempio per assicurarsi che tutti abbiano la versione più aggiornata del piano di progetto prima della riunione oppure dell’itinerario di viaggio di una vacanza, è possibile allegare file all'interno dell’evento.

• Drive: La versione di Drive inclusa in Google Workspace offre il doppio dello spazio di archiviazione, assistenza telefonica e via email 24 ore su 24, 7 giorni su 7, controlli di condivisione e funzioni di reporting avanzate. Di per sé la condivisione di documenti tramite Drive è importante per rendere disponibile a tutti gli interessati il file in ogni momento, ma l’utilizzo professionale, anche come archivio, necessita di uno spazio di archiviazione maggiore rispetto alla versione per privati.

• Keep: Con Google Keep è possibile creare note ed elenchi, condividerli e collaborare con altre persone. Keep si sincronizza su tutti i dispositivi personali, quindi le note e gli elenchi sono sempre a tua disposizione ovunque ti trovi. È possibile prendere nota di un'idea con la voce, aggiungendo immagini, spuntare le attività nell'elenco delle cose da fare, anche se si tratta della lista della spesa da dividere con tua moglie.

• Meet: Google Meet è un servizio che nasce per le riunioni aziendali e che, anche a seguito della situazione mondiale, è stato reso gratuito e fruibile da tutti. Con Meet è possibile creare un link da inviare alle persone da invitare alla riunione oppure pianificare le riunioni tramite Calendar e inviare inviti ai partecipanti. Nessuno può entrare in una riunione su Meet a meno che non venga invitato o ammesso dall’organizzatore.