Festival ed eventi culturali: la nuova normalità è il “phygital”

La campagna di vaccinazione contro il Covid-19 prosegue. Ma tra i rischi di assembramento e i tetti massimi di presenze, la nuova normalità per gli organizzatori di festival, eventi culturali, fiere e congressi d’ora in poi sarà la dimensione “phygital”. Ovvero una formula ibrida che nasce dall’unione physical, in presenza, e digital, digitale: una parte di pubblico è presente fisicamente e una parte è collegata online da remoto. E lo stesso può succedere sempre più frequentemente anche con ospiti e relatori. Il che consente di poter organizzare eventi anche di grandi dimensioni in un periodo in cui la priorità è rappresentata dal rispetto delle regole di sicurezza anti Covid-19.

Se gli eventi only digital a cui ci eravamo abituati nel lockdown sono ormai superati (si spera) e quelli solo in presenza appartengono al passato pre-pandemico, la formula phygital apre ora nuovi orizzonti di sperimentazione per gli organizzatori di eventi. Ma richiede anche molta creatività, nuove competenze e professionalità.

Le opportunità della tecnologia

I mezzi tecnologici aprono una prateria di sperimentazioni per gli eventi phygital. Anzitutto, permettono la promozione delle interazioni prima, durante e dopo gli eventi, abbattendo i costi e semplificando i problemi logistici. Ma anche dando la possibilità agli eventi di durare ben oltre le canoniche date di svolgimento.

Non solo. Tramite le piattaforme digitali si possono ospitare con i collegamenti da remoto artisti, intellettuali o musicisti lontani fisicamente, che farebbero fatica a raggiungere il luogo dell’evento (abbattendo per giunta anche i costi di organizzazione). E si può anche raggiungere un pubblico più ampio che, prima del Covid-19, magari non partecipava a causa dei costi di viaggio significativi.

Inoltre, la tecnologia può aprire l’accesso agli eventi anche a persone con disabilità che magari avrebbero problemi a muoversi, oltre che democratizzare la partecipazione, perché in questo modo si possono offrire prezzi più bassi per i partecipanti. Immaginando – perché no – diverse scale di prezzo tra l’evento in presenza e quello digitale.

Creatività e competenze

Ma come si organizza un evento phygital? La regola numero uno è che non basta replicare i processi tradizionali nella nuova dimensione ibrida. Serve un’attenzione nuova alla creazione dell’evento già dalla fase di progettazione.

Come spiegano da Digitaldictionary, il coinvolgimento resta la chiave del successo, soprattutto nella formula phygital. E perché tutti gli utenti – online e in presenza – vengano coinvolti, la tecnologia diventa centrale. 

È necessario quindi, più di prima, disporre di professionisti di regia, grafica e informatici per evitare problemi di connessione, riprese sbagliate e intoppi nelle dirette streaming. Oltre che di esperti di social network, marketing e storytelling, che sappiano raccontare l’evento garantendo il coinvolgimento anche per chi non è presente fisicamente. Con un occhio particolare all’interazione digitale in tempo reale tramite video o chat. Chi che segue da remoto non deve sentirsi uno spettatore di serie B.

Per evitare di doversi occupare di tutto, molte location si stanno già organizzando per offrire spazi in cui poter organizzare dei veri e propri eventi phygital, gestendo tutto in autonomia o collaborando con fornitori di servizi video che garantiscono un lavoro di qualità.

L’abilità degli organizzatori consisterà, nei giorni dell’evento, nella capacità di garantire la stessa interazione con gli ospiti in presenza e quelli da remoto. Moderatori di contenuti e professionisti del digitale diventeranno la seconda gamba degli eventi. E se il web non ha confini di spazio, lo stesso vale per il tempo. E così i contenuti potranno anche essere registrati, rivisti e condivisi tramite i social o su apposite piattaforme anche quando il festival o il congresso sarà finito. 

Qualche regola

L’esperto di organizzazione di eventi Fabrizio Ulisse propone una checklist per organizzare eventi phygital. 

1. Come coinvolgo il pubblico?

Nulla vieta di pensare a due modalità diverse di coinvolgimento per il pubblico in presenza e quello da remoto. Se l’evento ha uno spazio per gli stand degli sponsor, dovremo pensare a qualcosa di simile anche per chi ci segue online, con una modalità interattiva, attraverso webcam, chat, video. Un fattore importante è anche la durata e il ritmo dell’evento. Se con gli eventi fisici le persone restano sedute anche senza ascoltare, lo stesso non vale per gli utenti collegati a distanza. 

2. La location

La regola ora è scegliere una location che sia non solo bella per l’evento in presenza, ma adatta a trasmettere, quindi con luci adeguate e connettività adatta. E così come si pensa alla location fisica, bisogna scegliere una location “virtuale” all’altezza, quindi una piattaforma che sia pensata proprio per un evento. Che non fornisca solo la semplice trasmissione, ma che sia pensata per avere uno spazio virtuale per gli spettatori per “muoversi”. La scelta della piattaforma permette anche di decidere prima la possibilità della raccolta dei dati degli utenti, che potrà avvenire solo nel caso in cui sia prevista la registrazione.

3. L’audio

Progettare un evento perché venga trasmesso anche in streaming vuol dire anche pensare da subito a un sistema di audio che permetta alla gente in sala di sentire bene, ma che garantisca altrettanto a chi segue da remoto. Vuol dire quindi escludere – per quanto possibile – rumori ambientali ed echi, preparando per tempo i relatori. Saranno necessarie delle prove pre-evento, sia sul palco che di trasmissione.

4. Progettare l’evento con un professionista

Almeno per le prime volte, è molto saggio affidarsi a qualcuno che abbia le competenze tecniche e organizzative per progettare eventi ibridi. Spesso, infatti, un professionista offre il vantaggio di un piano B sempre pronto, una soluzione a problemi che avrà già previsto, perché sa che anche le complessità tecniche vanno progettate.

5. Misurare il successo dell’evento

Ci sarà sempre bisogno di raccogliere le statistiche più importanti per capire cosa ha funzionato di un evento e cosa no. Quando posso dire che il mio evento online ha avuto successo? Se ci sono molti iscritti? Quanti sono “molti”? Quando si sono collegati tutti? Se sono rimasti in una buona percentuale fino alla fine? Come misuro l’interazione di questo pubblico? Anche l’impostazione delle metriche di valutazione va fatta in fase di progettazione.

Il Supersalone di Milano

Un esempio ci arriva dal Salone del Mobile di Milano, che torna a settembre 2021 dopo lo stop imposto dall’emergenza sanitaria. Si chiamerà “Supersalone”, per cominciare. E come ha spiegato la neopresidente Maria Porro al Corriere, il tetto massimo di presenze in contemporanea è di 30mila persone. Ma per tutto il resto c’è “il salvagente dello streaming”, con la piattaforma digitale che riproduce le dirette del palinsesto.

Una necessità, ma anche un’opportunità per chi fa fatica ad arrivare dall’estero, tra restrizioni e voli cancellati. Che dà inoltre al Salone la possibilità di durare tutto l’anno, ben oltre la canonica durata dell’evento fisico. Prima ancora del fischio di inizio, a luglio è nata infatti una nuova piattaforma digitale dedicata al settore dell’arredo, grazie alla quale l’evento milanese si è trasformato di fatto in una sorta di hub interattivo che permette agli utenti di passeggiare virtualmente all’interno degli showroom, dialogare con i progettisti, seguire webinar, leggere contenuti di approfondimento

“Da adesso il Salone è tutto l’anno”, ha spiegato Claudio Feltrin, presidente di FederlegnoArredo, grazie a un sistema integrato che unisce l’esperienza fisica dei sei giorni in Fiera con quella digitale, offrendo alle aziende una finestra personalizzata per i potenziali clienti. “Un gigantesco punto di incontro con tutto il network del design”, come lo ha definito la direttrice editoriale Annalisa Rosso.